Kassensysteme seit dem 1.1.2017
Hotel- und Gastronomiebetriebe zählen finanzamtsintern zu den Unternehmen mit Bargeldeinnahmen. Der Hotelier/Gastronom wird hierfür im Regelfall der Buchführung vorgelagerte Systeme wie Registrierkassen oder PC-Kassensysteme nutzen. Seit dem 1.1.2017 sind nur noch solche elektronischen Kassen zugelassen, bei denen gewährleistet ist, dass alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert werden können. Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat diesbezüglich in einer Verfügung (vom 31.10.2016) in Bezug auf die allgemeinen Einzelaufzeichnungspflichten darauf hingewiesen, dass die Aufzeichnungen „jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt“ werden müssen. Mit diesen Daten hat der Hotelier/Gastronom auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren.
Speicherplatz
Gastronomen und Hoteliers sollten sich in diesem Zusammenhang vergewissern, dass ihre Kassensysteme über genügend Speicherplatz für die 10-jährige Aufbewahrung aller Daten verfügen. Andernfalls ist, darauf weist die OFD Karlsruhe gesondert hin, „die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten“. Sollte dies technisch nicht möglich sein, lässt die Finanzverwaltung auch eine Speicherung „auf einem externen Datenträger“ zu.
Offene Ladenkassen
Diese sind zwar auch nach dem 1.1.2017 weiter zulässig, die Anforderungen für eine ordnungsgemäße Kassenführung sind aber weitaus höher als bei elektronischen Kassensystemen. Die OFD weist darauf hin, dass bei solchen Kassen „Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts“ nachzuweisen sind. Der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand ist einschließlich Hartgeld und einschließlich der Handkassen der Kellner etc. täglich zu zählen. Verstöße gegen die Kassenaufzeichnungspflichten berechtigen die Finanzverwaltung im Regelfall zu Gewinnhinzuschätzungen und ggf. zur Eröffnung eines Steuerstrafverfahrens.
Stand: 29. März 2017
